Образец заполнения журнала путевых листов форма 8. Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов. Форма журнала: своя или государственная

Источник/официальный документ: Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78

Название документа: Журнал учёта движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма № 8)
Формат: .docx
Размер: 70 кб

Журнал учета путевых листов должна вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета расходов на бензин, контроля технического состояния и иных вопросов. Путевые листы показывают, по сути, всю работу на транспортном средстве. Это и километраж, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того по этому бланку определяются часы работы и начисляется заработная плата водителям. Поэтому важно заполнять все данные очень точно, чтобы в итоге не оказалось, что из–за маленькой неточности документ будет недействительным. Скачать образец журнала регистрации путевых листов вы можете на страницах нашего портала совершенно бесплатно. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам не совершать очевидных ошибок.

Что это за бланк, и какое его предназначение?

Журнал учета движения путевых листов форма 8 является бумага государственного образца. Она принята в 1997 году и обязательна для ведения в транспортных компаниях. Несколько лет назад обязательность ее ведения отменили, однако это не значит, что теперь ее можно не вести. Вести ее необходимо, однако его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала выдачи путевых листов в пустом и заполненном варианте. Он поможет правильно заполнить бланк с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранились обязательные реквизиты и данные, а вот форма может быть изменена на более удобный вариант. Журнал учета движения путевых листов заполняется постоянно и после его заполнения фирма должна хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Сроки хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, однако лучше это делать. Бланк относится к государственным документам, поэтому лучше хранить его на предприятии не менее 5 лет. При необходимости эти документы поднимаются и подтверждают данные, которые туда внесены. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые вам могут пригодиться! У нас вы всегда можете скачать журнал учета путевых листов.

Перевозка грузов - это целая индустрия. Особенно таковой она стала в современном мире. Практически каждая организация владеет автотранспортом.

Речь идет не только о компаниях-перевозчиках, чья работа заключается в доставке грузов. Это и компании-курьеры, и компании производящие/продающие продукты питания, бытовую химию и прочее.

Помимо этого у каждой организации есть как минимум один легковой служебный автомобиль.

Учет и контроль расходов топлива и целевого использования авто

Для ведения учета расхода топлива и фиксирования километража (пробега) автомобиля в документооборот вводится путевой лист. В нем указаны все необходимые для этого контроля данные. Его форма имеет утвержденный вид.

Основные различия по типу путевок - это на какой вид транспорта она выдана: грузовой или легковой. Для легковой машины этот документ имеет более упрощенную форму. Это связано с тем, что перевозка грузов может производиться машинами с прицепами. Данные о прицепах также указаны в путевке.

Помимо этого, для тяжелых авто всегда известен конечный пункт (место выгрузки). Он вписывается в при выезде.

В отличие от них, легковушки зачастую меняют и дополняют маршрут оперативно (в период следования). Поэтому данные о передвижении вписываются по мере перемещения (по факту). А это значит, что общий пробег заранее определить нельзя. Стало быть, невозможно предсказать, какой будет расход топлива за день.

Последнее правило действует и для грузовиков. И хотя можно просчитать километраж по карте (навигатору, GPS), но он может быть изменен (увеличен). Это может быть связано с непредвиденными препятствиями на пути следования.

Такими препятствиями могут быть: ремонтно-строительные дорожные работы, дорожно-транспортные происшествия, перекрытия направления сотрудниками дорожной инспекции и прочее.

Значит, расход топлива также может оказаться выше планируемого.

Все данные путевых листов направляются на переработку в бухгалтерию. Для того, чтобы не загромождать бухгалтерскую работу бумагами, в делопроизводство вводится журнал учета путевых листов. Эта книга необходима также для регистрации всех выездов (въездов) машин с территории (на территорию) предприятия. Это позволит избежать несанкционированного (нецелевого) использования транспорта.

Данные журнала

В этой книге допускается ведение записей в свободной форме. Но тем не менее, есть необходимые обязательные упоминания.

А именно:

Порядковый регистрационный номер;
Уникальный номер путевки;
Дата выдачи;
Номер госрегистрации авто;
Госномер прицепа (если есть);
Время отбытия с предприятия;
Время возврата на территорию автобазы.

Кроме этого, можно внести данные, о которых говорилось вначале. Это позволит передавать учетчикам только журнал, а не кипу путевок.

Если при создании необходимых граф журнала возникли трудности, можно обратиться к нашим специалистам или воспользоваться ссылками на образцы.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации путевых листов вариант которого можно скачать бесплатно.

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

Название документа.
Номер документа в хронологическом порядке.
Срок действия.
Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
Тип и модель автомобиля.
Государственный регистрационный знак авто.
Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
Ф.И.О. водителя.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году» .

Пример заполненной путевки

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2019 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

заполнять бумажный вариант журнала;
вести таблицы в Excel;
ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

легковым транспортным средствам;
спецтранспорту;
легковым такси;
грузовым машинам;
автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют .

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

порядковый номер выписанного путевого листа;
дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.

Журнал состоит из нескольких частей.

Титульный лист:

Юридическое название предприятия.
Реквизиты организации (ОКПО).
Период ведения журнала.

Табличная часть со сведениями:

№ путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
Гаражный № автомобиля.
Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).

Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.

В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана . В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.

Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами . Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.

Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно .

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.