Образец заполнения формы т 12 3 страница. Заполняем табель учета рабочего времени: важный документ для расчета зарплаты. Командировка выпала на выходные

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -

Порядок ведения рабочего времени на 2018 год

Документ используется в целях учета времени , которое было фактически отработано или не отработано каждым сотрудником фирмы. Это нужно для контроля соблюдения работниками установленного режима времени труда в целях получения материалов об отработанных часах, днях, неделях.

Дальнейшая цель использования этих данных – расчет суммы, положенной для оплаты труда, составление отчетности по статистике.

Оформление этой бумаги происходит в одном экземпляре . Ответственным сотрудником является уполномоченное лицо (например, руководитель отдела), которое и подписывает документ, относит его руководителю структурного подразделения, работнику службы по работе с кадрами, а затем, в бухгалтерский отдел.

В зависимости от формы документа, для характеристики ежедневных затрат времени, а также отработанных дней за месяц в нем отведено несколько строк :

• по форме Т-12 их количество составляет 2 (отображение материалов в графе 4, 6);
• по форме Т-13 – 4 строчки (по две графы для каждой половины месяца).

Применение верхних строк предназначено для отметки условных обозначений, связанных с затратами рабочего времени, а в нижней строке речь идет о записи, связанной с продолжительностью отработанного или неотработанного времени, выраженного в часах, минутах.

Если есть необходимость, допустимым является увеличение числа граф в целях предоставления дополнительных данных по режиму трудового процесса.

Кто заполняет

Согласно соответствующим указаниям по использованию форм первичных документов, данная бумага составляется и ведется уполномоченными лицами:

• документация подписывается руководителем соответствующего подразделения, а также выдается под роспись каждому сотруднику службы;
• далее бумага отправляется в бухгалтерию.

Как можно заметить, правилами не установлена конкретная должность специалиста, который занимается ведением этого табеля. Поэтому за руководством закрепляется право назначать на эту должность любое лицо, подходящее для выполнения задачи.

Для этих целей происходит создание приказа , в котором указывается должность и фамилия ответственного лица. Если эта бумага по каким-то причинам не выпущена, обязательство сотрудника прописывается в рамках трудового договора. В противном случае требование от сотрудника о ведении соответствующего учета является неправомерным .

Необходимость использования

Документ, прошедший стадию утверждения в Постановлении Госкомстата, способствует улучшению работы кадровой службы и бухгалтерской части . Вот несколько ключевых задач , которые могут быть решены посредством использования табеля учета рабочего времени:

• учет периода, который был отработан либо не отработан сотрудниками;
• контроль соблюдения графика рабочего времени;
• получение официальных материалов о времени, которое отработано каждый сотрудником каждой отдельной должности;
• составление статистической отчетности;
• начисление зарплаты;
• подтверждение правомерности тех или иных начислений;
• отслеживание явок или неявок на работу;
• определение размеров штрафных взысканий при нарушении трудовой дисциплины.

Данный документ имеет отношение к формам, выдаваемым сотруднику в процессе увольнения совместно с трудовой книгой, если существует соответствующий запрос.

Данная норма регламентируется ст. 84 ТК РФ . С начала 2013 года унифицированные формы документа стали необязательными к применению. Однако каждая организация обязуется вести этот учет. По факту бланк, разработанный государственным комитетом статистики, является достаточно удобным и комфортным в использовании.

Особенности Т-12 и Т-13

Две утвержденные формы имеют между собой несколько различий . Основной нюанс заключается в том, что Т-13 применяется в фирмах, в которых имеется специальная система автоматики, способствующая контролю явки сотрудников. А что касается типа документации Т-12, то он универсален и содержит дополнительный второй раздел.

В нем может происходить отражение таких операций, как расчеты с сотрудниками, связанные с вознаграждением за труд. Но если фирма осуществляет эти мероприятия как отдельную группу, этот раздел остается пустым .

Порядок ведения данного документа подробно описан в данном видео.

Формат оформления

Каждый штатный сотрудник, присутствующий или отсутствующий на рабочем месте, фиксируется способом сплошной регистрации . Данный подход актуален, если количество отработанных часов отличается в разные дни.

Если же их число остается неизменным, то целесообразнее всего применить иной метод . Этот подход подразумевает возможность регистрации отклонений в виде сверхурочных мероприятий, неявок, опозданий.

При применении формы Т-13 часть сведений может быть заполнена в рамках автоматического режима . Если речь идет об условных обозначениях по отработанному времени, представленных на титульном листе формы Т-12, они же используются и при заполнении табеля по Т-13. В качестве условных обозначений выступают типовые коды.

Правильный образец составления

Подготовка этой документации производится в одном экземпляре, который может использоваться для ведения предпринимательской деятельности ИП и крупными компаниями. Когда пройдет отчетный месяц, документация подписывается руководителями всех звеньев и секторов, а также уполномоченным кадровиком.

А вот несколько основных граф , подлежащих обязательному заполнению в табеле по типовой форме:

• сверху слева отображаются данные о наименовании предприятия и его администрации;
• сверху справа указываются сведения о наименовании документа, ОКПО, ОКУД;
• на следующих строках слева проставляются отметки о названии документа, которое прописывается жирным шрифтом – «табель учета рабочего времени…»;
• рядом с прошлым пунктом, только справа, идет номер документации, отчетный период и дата ее формирования;
• в центральной части составляется таблица, где в строках отображаются данные по конкретному работнику, а в столбцах осуществляется учет рабочего времени, в последнем столбце подсчитываются итоговые значения;
• на основании этих данных делаются определенные выводы и расчеты, которые вносятся в таблицу и используются для начисления заработной платы и надбавок;
• в самых нижних строчках ставятся подписи и фамилии, а также инициалы всех ответственных лиц.

Заполнение этого документа может производиться с помощью специализированной программы Microsoft Office EXCEL . База информационной системы предприятия также может включать в себя несколько интегрированных решений .

Такая форма табельной документации удобна тем, что она подвергается более простому процессу корректировки.

Чтобы документ был составлен грамотно, важно учесть в нем все дни отдыха сотрудника, включая бюллетень и отпуск. Можно использовать специальные коды , которые состоят из букв или цифр.

Для больничного листа существует несколько общепринятых обозначений :

• «Б», «19» — при временной нетрудоспособности;
• «Т», «20» — если работник отсутствует на месте по листку, оформленному в ходе травмы или заболевания члена семьи;
• «НН», «30» — если сотрудник не проинформировал отдел о причине своего отсутствия, но есть вероятность того, что он ушел на больничный.

Что касается отпуска, то его учет ведется в следующем порядке :

• «Р», «14» — если речь идет об отпуске в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ», «15» — в ситуации, когда женщина берет период отпуска в связи с уходом за ребенком;
• «ДО», «16» — такая цифровая комбинация или буквы используются, когда речь ведется об отпуске, не предполагающем сохранения заработной платы, предоставленном по разрешению работодателя;
• «ОЗ», «17» — когда сотрудник уходит в отдых в законном порядке;
• «ОТ», «09» — при уходе в отпуск, который оплачивается и является ежегодным;
• «УД», «13» — отпуск, который предоставляется дополнительно в связи с обучением.

Учет праздничных дней

Когда речь идет о еженедельном отпуске, то есть условно – о выходных днях, а также о праздниках, в табеле учета рабочего времени проставляется значение «В» или «26» .

Еще есть комбинация «РП» или «03» , которая свидетельствует о рабочей продолжительности по выходным и нерабочим праздникам.

Другие обозначения

В рамках практики применяется несколько других цифровых и буквенных кодов, обозначающих различные ситуации . Рассмотрим самые распространенные случаи и особенности их оформления в рамках данной документации:

1. «Я», «01» и «Н», «02» — данные обозначения являются актуальными для указания продолжительности работы в дневное и ночное время соответственно.
2. «С», «ВМ», «К» «04», «05», «06» – это сверхурочный труд, вахтовый метод и отправление в командировку.
3. Если речь идет о повышении квалификации с отрывом от рабочего места, используются значения «ПК» 07 и «ПМ» 08 .

Каждый работодатель обязан вести такой документ, как табель учета рабочего времени. Он в реальном режиме отображает количество часов, которые отработал сотрудник, либо его неявки на работу по разным причинам.

На основании правильно заполненного документа будет производиться начисление зарплаты за отдельно взятый расчетный период.

Законодательством предусмотрена типовая форма табеля учета рабочего времени, которая будет либо заполняться вручную, либо в автоматическом режиме — формы Т-12 и Т-13. Бланк табеля форма Т-12 и образец его заполнения можно скачать внизу статьи в формате word бесплатно.

Табель учета рабочего времени, это та форма документа, к заполнению которой надо отнестись с особой внимательностью. Ведь от того, насколько правильно он будет заполнен, будет зависеть заработная плата работника.

К нему же можно обратиться в случае какого-либо спора, связанного с количеством отработанных часов. Именно поэтому все проверяющие органы считают своим долгом затребовать табель при любой проверке. Если табель учета рабочего времени будет содержать ошибки и неточности, то работник, ответственный за его заполнение, может быть подвержен дисциплинарному наказанию.

Образец заполнения Т-12

В большинстве организаций работу по заполнению формы Т-12 ведут кадровики, а в их отсутствие бухгалтер, также это может быть начальник подразделения. Любой из этих сотрудников скажет, что документ начинается с головы – то есть с наименования организации, структурного подразделения (если оно имеется), номера документа и даты его заполнения.

Дальнейшим шагом будет оформление таблицы бланка Т-12 по каждому из работников организации. Так как форма унифицирована, то заполнение граф не будет вызывать вопросов – в ней предусмотрены порядковый номер, фамилия и инициалы работника, его должность, а также табельный номер.

После этого можно приступать непосредственно к самим отметкам о явках на работу или отсутствии на ней по каждому числу месяца. Так как на каждого работника предусмотрена двойная строка, то в верхней части проставляется цифра или буква, обозначающая код рабочего времени, а в нижней – количество отработанных часов. В зависимости от того был сотрудник в этот день на работе или отсутствовал, ему ставится «Я» — 8 (если он отработал весь рабочий день) или «Б» — 0 (если он болел). Так заполняются данные на каждый день месяца. Естественно, что практически на каждый случай неявки предусмотрен свой код.

Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.

Задачи, решаемые с помощью унифицированной формы Т-12

В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:

• Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
• Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.

Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.

Правила оформления унифицированной формы табеля учета рабочего времени

Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.

В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:

• наименование юридического лица;
• ОКПО;
• порядковый номер документа;
• период, за который он оформлен;
• дату составления.

Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.

За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней - соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.

Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой - отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.

По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.

На что следует обратить особое внимание при составлении табеля

Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.

Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».

Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.

Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».

При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.

Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.

С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.

В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.

Учет рабочего времени - очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени - это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

• таблица существует в единственном экземпляре;
• заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
• запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация - ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима - опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – , структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной - РВ, а ежегодный отпуск - ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику - сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

• ведется в единственном экземпляре;
• открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
• используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации - сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Первые четыре графы заполняются сразу - это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно - отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску - свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами - это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

Видео — составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С: