Как посчитать ревизию. Как проводится ревизия в магазине? Как делается ревизия

Ревизия магазина продуктов создает определенные сложности при проведении.

Приходится выбирать один из методов:

• закрыть магазин в рабочее время;
• провести проверку во внеурочное время (ночью или в выходные);
• совместить работу и проверку единовременно;
• провести ревизию одного отдела или секции;
• сделать выборочную ревизию по нескольким группам товаров;
• использовать современные технологии, например, провести ревизию «штрих-кодов».

Каждый из этих вариантов скрывает в себе как преимущества, так и отрицательные стороны. Например, закрытие магазина даже на несколько часов снизит дневную выручку, а значит нанесет компании убытки. За проведение ревизионных мероприятий после работы членам комиссии и материально-ответственным лицам придется заплатить сверхурочные, а если совмещать торговлю с проверкой товарных остатков, пострадает точность последней.

Специально для магазинов - товароучетная и кассовая программа Бизнес.Ру Розница. Автоматизированное место кассира, поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС, работа с весовыми товарами, складской учет и аналитика продаж.

Но все же руководству организации нужно контролировать запасы материальных ценностей, а бухгалтерии - иметь актуальные и достоверные учетные данные. Поэтому выбор одного из этих способов - не прихоть, а необходимость. На практике эти способы успешно совмещаются и чередуются, что делает общую картину достоверной.

График проведения ревизий в магазине продуктов

Частота проведения ревизии в продуктовом магазине зависит от предпочтений собственников организации. Никакие отдельные нормативно-правовые акты этот вопрос не регулируют. Компания должна самостоятельно разработать график и прописать его в учетной политике на год (этот документ предусмотрен для всех компаний без исключения).

Кроме того, на практике проводят внеплановые ревизии по мере необходимости. Обязательной является только ежегодная проверка товарных ценностей, в силу Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Ее обычно проводят в конце года, но не в отдельно взятом магазине, а по всей компании.

Документальное оформление ревизии

Для объявления начала ревизионных мероприятий в магазине достаточно внутреннего приказа руководителя компании. Правильная ревизия в магазине предусматривает назначение специальной комиссии, члены которой должны быть поименно перечислены в приказе. В состав комиссии входят товароведы, представители бухгалтерии и другие сотрудники.

Все работники магазина, в том числе директор магазина, также участвуют в ревизии, но в члены комиссии не входят. Ведь они несут материальную ответственность за товар.

Для корректного подсчета товарных запасов комиссии нужна ведомость с внесенными в нее товарными учетными остатками. Остатки по бухучету бухгалтер вносит на дату проведения ревизии. Это очень важно, поскольку только таким способом возможно правильно определить излишки или недостачу.

По итогам проверки комиссия должна будет составить акт, а вот ломать голову над тем, как посчитать ревизию в магазине, будут уже представители бухгалтерии.

Полная ревизия с закрытием магазина продуктов

Рассмотрим несколько способов проведения проверки товаров в торговой точке более детально. Самый точный из них - закрыть магазин на «переучет» и все досконально посчитать.

В этом случае лучше всего подготовить ревизионную ведомость по товарным группам, например:

• молочные продукты;
• колбасы;
• бакалея;
• хлебобулочные изделия;
• кондитерские изделия и т.д.

Если сличать наличие товара в таком порядке, можно сделать это быстрее. Ведь члены комиссии могут разделиться и проверять каждый свою группу. Но можно и просто переписывать весь товар, который находится на полках и в холодильниках по порядку.

В этом случае пользоваться подготовленной ведомостью будет сложнее и номенклатуру придется писать вручную. Это увеличивает время проверки, но дает больше шансов выявить излишки. Опись необходимо составлять в двух экземплярах, попутно проверяя соответствие цен (при необходимости).

Плюсы этого метода заключаются в его точности и полном отсутствии погрешности (никто не сможет купить или переместить товар во время ревизии), а минус - в необходимости закрыть магазин на длительное время.

Конечно, можно провести такой переучет ночью, когда торговая точка и так не работает, но это также создает дополнительные проблемы руководству - всем участникам мероприятия придется заплатить сверхурочные. А это, как известно, зарплата в двойном размере. Кроме того, работники должны будут дать свое письменное согласие на переработку, а этот факт нужно будет оформить отдельным приказом.

С программой для автоматизации магазина продуктов Бизнес.Ру Розница вам удастся сократить время простоя магазина из-за полной ревизии. Это достигается удобным и понятным интерфейсом который оптимизирует весь процесс ревизии в пару кликов!

Но иногда ревизия с закрытием магазина попросту невозможна.

Выборочная ревизия магазина продуктов

Если магазин работает круглосуточно, провести полную ревизию практически невозможно. Ведь она потребует закрытия не на один, а на несколько дней. Или к ней придется привлечь значительное число персонала.

Поэтому применяют метод выборочной проверки:

• по отделам;
• по группам товаров.

И тот и другой случай не дает полной картины единовременно. То есть, если даже делать поэтапную ревизию всех отделов и товарных групп, данные окажутся актуальны на разные даты.

Поэтому ведомости нужно будет подготовить по отдельному запросу именно на день проведения ревизии конкретного подразделения. А в начале проверки нужно обязательно указывать в ведомости точное время. Ведь магазин продолжает работать, а значит товар из проверяемой группы может находиться у покупателя и быть еще не оплачен к началу ревизии.

Такой способ ревизии еще называют скользящим.

Для его проведения нужно проработать несколько очень важных моментов в системе учета:

• провести аналитику на основе кассовых чеков перед началом контрольных мероприятий (изучить статистику спроса на проверяемую товарную группу в зависимости от дня недели и времени суток);
• разработать и получать оперативную сводку по кассам (спустя некоторое время после начала ревизии для исключения погрешностей);
• иметь возможность провести результаты проверки «задним числом», независимо от приходных и расходных документов;
• осуществлять оперативный учет доходов и расходов компании.

Все эти моменты непосредственно влияют на возможные итоги скользящей проверки, поэтому должны быть максимально отработаны перед ее началом. Важно понимать, что при таком методе проведения ревизии в любом случае будет присутствовать погрешность.

Задачей бухгалтеров и контролеров является ее минимизация. Для этого желательно еще на стадии подготовки к ревизии вычислить допустимый коэффициент потерь по товарной группе или возможное расхождение. Желательно рассчитать такой коэффициент по каждой группе товаров отдельно.

Он будет зависеть от параметров магазина:

• величины;
• способа обслуживания покупателей;
• спроса на товарную группу;
• планировки торгового зала;
• размеров товаров и их стоимости;
• способа выкладки;
• наличия системы видеонаблюдения в зале.

Традиционно на весовой товар коэффициент расхождения ставят больше, чем на фасованный. Некоторые магазины самообслуживания даже закладывают определенный процент потерь на кражи со стороны покупателей. И персонал возмещает недостачу только в том случае, если она окажется выше такого допустимого процента.

Современные методы ревизии

Можно контролировать остатки товаров на полках магазина, не прибегая к прямому пересчету. Для этого у каждого товара должен быть штрих-код, внесенный в учетную базу. Штрихкод-ревизию проводят с применением специальных учетных программно-аппаратных комплексов.

Например, сервис Бизнес.Ру обладает всем необходимым функционалом, который упростит сбор, классификацию и обработку данных, а также поможет составить и заполнить необходимую документацию в пару кликов. Сервис имеет совместимость с современным кассовым оборудованием что значительно расширяет его спектр применения.

Алгоритм работы достаточно прост:

1. Промаркировать весь товар специальными этикетками со штрих-кодами или использовать маркировку производителя.

2. Установить на складе и кассах специальные терминалы сбора данных, оснащенные сканером штрих-кодов.

3. Интегрировать эти терминалы с учетной системой (в идеале с программой учета остатков в бухгалтерии).

Автоматизированная система контролирует поступление товара на полки магазина, а также их реализацию поштучно. Для перепроверки остатков бухгалтеру достаточно просто отсканировать все товары на полке. Сделать это может продавец без участия бухгалтера или членов комиссии.

Данные немедленно поступают на компьютер бухгалтерии и обрабатываются. Такой метод позволяет составить отчет, соответствующий требованиям действующего законодательства и содержащий данные о количественном составе (ассортименте продукции) по учету, и о том, сколько товаров было фактически проверено. Разница между этими данными сразу видна в отчете.

Этот способ особенно хорош для циклической ревизии, когда каждая группа товаров проверяется по очереди, хоть каждый день. Для этого даже заводят в программу специальный график, которого будут придерживаться продавцы. Таким образом, можно проводить полную ревизию всего продуктового магазина даже несколько раз в месяц.

Итоги ревизии в продуктовом магазине

После того как мы разобрались, как провести ревизию в магазине продуктов, разберемся с тем, что делать с полученными данными.

Обычно у директора есть информация:

• исходный остаток по учету (по всем товарам или по одной группе);
• текущий учетный остаток;
• фактический остаток.

Для того чтобы определить текущий остаток по учету к исходному остатку, прибавим приход и вычтем из него расход. К последнему относятся продажи, возвраты и списание товаров. Итоговый остаток сравнивается с фактическим по каждому товару отдельно.

Таким образом, можно увидеть расхождения по каждому наименованию. Если фактический остаток меньше учетного - получилась недостача, если больше - излишек. В идеале не должно быть ни того, ни другого.

Однако на практике встречается не так уж и часто. Поэтому после проведения ревизии подводят сводный итог. Выводят общую сумму недостачи, общую сумму излишков и отнимают из большей величины меньшую. Если больше оказалось излишков, то материально-ответственные лица не пострадали, а если - недостача, то они должны будут ее возместить.

Порядок обычно прописан в договорах материальной ответственности сотрудников, которая бывает как индивидуальной, так и коллективной.

Учет итогов ревизии

Что касается товарных номенклатур, то по каждой из них по результатам ревизии нужно скорректировать остатки. Излишки оприходовать, а недостачу списать. Это задача бухгалтера, который ведет учет. Для этого ему необходим акт и решение, принятое после рассмотрения акта специальной ревизионной комиссией.

Из Закона N402-ФЗ следует, что расхождения, выявленные при ревизии, необходимо учесть в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения контрольных мероприятий. Это правило действует даже в том случае, если все итоговые документы оформлены уже следующим периодом.

Например, при итоговой ревизии магазина за 2017 год, которую провели в декабре, но ведомость оформили и подписали уже в январе 2018 года, данные по бухучету бухгалтер оформляет декабрем.

Владельцам точки розничной торговли следует руководствоваться следующими предписаниями:

1. Законное оформление работника;

Взыскать убытки предприниматель вправе только с сотрудника, привлекаемого к труду на основании договора. Если недостача образовалась вследствие некачественного исполнения обязанностей, ее вычитают из заработной платы. Удержание производится с учетом правил, предусмотренных ТК РФ. Работодатель не вправе требовать с сотрудника суммы, превышающие среднюю оплату труда за месяц. В случае причинения имущественного вреда противоправными действиями, компенсация взыскивается в полном объеме. Такие требования предъявляются в рамках уголовного дела. Лица, работающие с предпринимателем на основании гражданско-правового договора, возмещают 100 % убытков.

1. Установление материальной ответственности;

Предъявить требования к продавцу или администратору торговой точки бизнесмен сможет при условии заключения специального договора и издания приказа. В документах устанавливается объем и тип ответственности, оговариваются случаи освобождения от нее.

1. Постановка учета товара;

Основой грамотного проведения ревизий является профессиональное оформление движения ценностей. Приемка товара на склад магазинов осуществляется только ответственным сотрудником с составлением соответствующих актов. К каждой партии прилагается накладная, по которой производится сверка по количеству и качеству. Незатаренная продукция, а также имущество со вскрытой упаковкой подлежит взвешиванию или пересчету.

В акте обязательно фиксируются все недостатки товаров, наличие излишков или недостачи. Кроме того, в документ вносятся данные о разбитой или испорченной в процессе транспортировки продукции.

В ходе торговли нередко происходит порча имущества. Такие факты должны быть отражены в учете. При обнаружении данного рода убытков продавец немедленно извещает работодателя, обеспечивает сохранность поврежденного товара. По прибытии представителя предпринимателя проводится осмотр, контрольное взвешивание, выясняются причины порчи. Все данные вносятся в протокол или акт, а затем учитываются при списании. Не стоит владельцу торговой точки забывать и о естественной убыли.

1. Постановка учета денежных средств.

Все операции с наличностью, производимые работниками торговой точки, должны фиксироваться документально. Выручка приходуется по каждой операции с применением специальных средств (как правило, ККТ). Предоставление продавцам разменной монеты отражается приходным ордером или иной бумагой, составленной с учетом правил о первичной отчетности . Выдача денег из кассы допускается только уполномоченным лицам (например, инкассаторам).

Каков порядок проведения ревизии?

О предстоящем контрольном мероприятии работники извещаются заблаговременно. Такое условие дает возможность сотрудникам устранить некоторые нарушения, подготовить товар к пересчету, известить постоянных покупателей о временном прекращении торговли. С момента начала ревизии обслуживание посетителей полностью останавливается, помещение закрывается, а с каждого участника берется расписка об отсутствии особых заявлений. Председателем комиссии разъясняется план проверки и ее задачи, затем проводится распределение функций.

Пересчет и взвешивание продукции, имеющейся на складе и витринах торговой точки, осуществляется совместно (не менее 3 членов комиссии). Функция фактического определения количественных показателей ложится сразу на двух человек. Один сообщает первичные результаты, второй проводит проверку достоверности подсчета. Данные по каждому товару вносятся в специальный реестр. Приостановка процедуры допускается только в строго определенных случаях (окончание рабочего дня, перерыв для принятия пищи). При этом помещение опечатывается, а в описи проставляется соответствующая пометка.

После установления точных данных о товаре, проводится оценка денежных средств, присутствующих в кассе магазина. Далее анализу подлежит документация. Специалисты должны проверить наличие накладных, актов о списании, оприходовании разменной монеты, соблюдение правил фиксации передачи выручки.

После завершения процедуры все составленные документы подписываются и передаются профессиональному бухгалтеру. Копии вручаются материально ответственным лицам. Подведение итогов ревизии осуществляется в течение 1-2 рабочих дней. Наличие расхождений, не превышающих 2%, считается нормальным. Если же недостача оказалась значительной, предприниматель вправе предъявить требования к работникам.

Юристы напоминают, что установление факта излишков также является нарушением. Это может свидетельствовать о сбыте персоналом продукции, не отраженной в накладных, пересортице, несоблюдении правил учета и прочих проступках.

Вам понадобится

• Товар, выручка, члены ревизии, персонал магазина, предыдущие акты ревизии, накладные с перечнем привезенного товара.

Инструкция

Чтобы быть уверенным в сохранности материальных ценностей, собственнику нужно проводить ревизию в своем . По правилам ревизию проводят два раза в год, при этом нужно приказ на проведение ревизии, в составе должно быть минимум 3 человека. Если с продавцами заключался ответственность, в случае смены материально ответственного лица проводится дополнительная ревизия.

В ходе проведения ревизии денежных средств сначала нужно взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новый товар, который поступил после последней инвентаризации в денежном эквиваленте. Для повышения эффективности подсчет товара должны делать два человека, один считает, второй перепроверяет. После чего прибавляется выручка и вычитается списание. Если был возврат товара – эта сумма тоже отнимается. В итоге недостача не должна превышать 2%.

К сожалению, избежать расхождений удается редко. Возникают они обычно из-за воровства персонала, либо воровства покупателей и пересортицы товара. Для инвентаризации продуктов питания нужно учитывать усушку и утряску товара. Если в ходе ревизии выявлена недостача определенной группы товара, желательно перепроверить еще раз. Проверьте, не забыли ли вы пересчитать товар, лежащий в подсобке или на складе. Если при ревизиях постоянно выявляется недостача не более 2% от выручки, то это считается нормой. Когда показатель увеличивается до 5%, следует заменить персонал или ужесточить охранную систему. После проведения ревизии составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывают сотрудники и комиссия.

Обратите внимание

Если составить детальную инструкцию для продавцов, изложив поэтапно обязанности, ревизия будет проходить гораздо быстрее и с большей эффективностью.

Полезный совет

Чтобы продавцы магазина понимали серьезное отношение собственника к своему имуществу, не помешало бы проводить внезапные дополнительные ревизии по группам товара.

Источники:

• как правильно проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.

Решение проводить ревизию принимается руководством или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной . Проводить ревизию - значит контролировать весь процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех , которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее. Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия - очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Видео по теме

Ревизия является одним из методов финансового контроля, который позволяет проверить законность и обоснованность совершаемых на предприятии хозяйственных операций. В процессе ревизии изучается правильность оформления бухгалтерской отчетности и правомерность действий работников организации, ответственных за ее составление.

Инструкция

Помните, что процедура жестко регламентирована законодательством. Ее проведение может быть неожиданным для проверяемых лиц, а значит, благодаря ревизии, можно получить максимально объективные сведения о деятельности предприятия. Ревизия проводится быстро, в противном случае вы можете столкнуться с укрытием нарушений в работе фирмы. Информация, полученная в ходе ревизии, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению и должна сохраняться в тайне.

Учтите, что существует несколько видов ревизий. По содержанию они делятся на документальные и фактические. При документальной ревизии вам придется проверять различные финансовые документы: счета-фактуры, чеки, накладные, сметы, отчеты и т.д. Если вам необходимо проверить фактическое наличие ценностей, то речь идет о фактической ревизии. При этом виде ревизии организуется инвентаризация, проверяется состояние складов, подводятся подсчеты и взвешивание товароматериальных ценностей.

Вы можете заранее сообщить о предстоящей проверке руководителю организации. В этом случае имеет место плановая ревизия. При необходимости проводятся внеплановые ревизии. Как правило, это делается в случае поступления сигналов о нарушениях финансовой дисциплины, требующих немедленного разбирательства.

Кроме того, существуют фронтальные и выборочные ревизии. При фронтальной ревизии вам следует проверять всю отчетность фирмы за определенный период. Выборочная ревизия представляет собой проверку деятельности предприятия за какой-либо определенный, как правило, короткий период времени.

Помните, что в зависимости от объема проверяемой деятельности ревизии бывают комплексные, при которых проверяется финансовая деятельность предприятия в различных областях, и тематические, когда обследуется какая-либо одна сфера деятельности (например, правильность начисления и уплаты налогов).

Видео по теме

Ревизия в точках торговли проводится согласно Федеральному закону 129 и «Положению о ведение отчетности». Проводить пересчет товаров можно каждый месяц или при смене бригады, но не реже одного раза в три месяца. Отчет в налоговую инспекцию следует представлять ежеквартально.

Фото по теме

Что необходимо иметь - комиссия;
- учетная ведомость;
- приходные и расходные накладные;
- калькулятор.

Краткое пошаговое руководство

Шаг - 1
Чтобы провести ревизию, создайте ревизионную комиссию. В комиссию включите бухгалтера, членов администрации, продавцов смены или бригады. Если в вашей организации работает несколько бригад, то из каждой должен присутствовать старший продавец. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
Посчитайте фактический остаток товара на складе, в торговом зале. Бухгалтер обязан записывать все наименования товаров в учетную ведомость, а также вносить количество остатка, выраженного в штуках, килограммах или литрах. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3
Под учетной ведомостью поставьте подписи администрации, бухгалтера, главного бухгалтера, старших продавцов всех смен. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 4
По ревизионной ведомости проведите подсчет. Сложите количество остатка товара после предыдущей ревизии с количеством товара на складе и в торговом зале, прибавьте суммы по приходным накладным. Проведите подсчет остатка в денежном эквиваленте на момент проведения ревизии. От полученной цифры отнимите сумму товара, возвращенного поставщику, списание и расход по всем накладным, сумму выручки, поступившей старшему кассиру. Полученный результат должен быть равен фактическому остатку товара. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 5
Если при проведении ревизии выявились излишки, внесите их в приходную ведомость предприятия. Если проведенная ревизия выявила недостачу, напишите акт, ознакомьте с ним всех продавцов. Потребуйте, чтобы все продавцы написали объяснительную записку по поводу обнаруженной недостачи. При необходимости пригласите обслуживающую техническую организацию для проверки измерительных приборов. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 6
Вы можете высчитать всю сумму недостачи с зарплаты продавцов или вынести письменное наказание, уволить всех виновных лиц по статье за недоверие и подать иск в суд о возмещении убытков, причиненных вашей организации. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 7
Увольнение применяется лишь в том случае, если вы действительно не доверяете продавцам, в этом случае вы имеете право применить статью 81 Трудового кодекса РФ или если продавцы отказываются добровольно погашать недостачу.
Надеемся ответ на вопрос - Как посчитать ревизию - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -