1с предприятие 8 управление автотранспортом проф. Управление автотранспортом. тех. обслуживания и его планирование

«1С:Управление автотранспортом»

Версии: СТАНДАРТ и ПРОФ .

Заказать демонстрацию

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ ВЕРСИИ «СТАНДАРТ»

Программный продукт создан для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных компаниях и подразделениях производственных, торговых и других предприятий, использующих автотранспорт для собственных нужд. Является самостоятельным продуктом, который разработан на платформе 1С:Предприятие 8.3, не требует приобретения дополнительных продуктов.

Взаимодействие подсистем программы версии «Стандарт» представлено далее (Рисунок 1).

Рисунок 1 - Структурная схема программы «1С:Управление автотранспортом. Стандарт»

Подсистема Диспетчерская (управления заказами и диспетчеризации)

  • Принятие заказов на автотранспорт

В заказах фиксируются: маршрут перевозки, параметры груза, требования к транспортному средству. Возможно отслеживание частично выполненных заказов. Заказы могут приниматься от внутренних подразделений компании и сторонних контрагентов.

  • Выписка разнарядки на выпуск ТС

Выписка происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей. Программный продукт автоматически проверяет, является ли автомобиль пригодным для выполнения рейса согласно показателям: не находится в ремонте; нет приближающегося планового ТО; нет документов с истекшим сроком действия (полис ОСАГО и т.п.).

Данные разнарядки используются при пакетной выписке путевых листов.


  • Формирование маршрутных листов
  • Формирование и обработка путевых листов таких видов:
    • Грузового автомобиля повременный (Форма №4-П);
    • Грузового автомобиля сдельный (Форма №4-С);
    • Специального автомобиля (Форма №3 спец);
    • Междугородного автомобиля (Форма №4-М);
    • Строительной машины (ЭСМ2);
    • Автобуса необщего пользования (форма №6 спец);
    • Легкового автомобиля (Форма №3);
    • Путевые листы индивидуальных предпринимателей.

Выписка путевых листов может выполняться ручным вводом каждой путевки и автоматической пакетной выпиской. Пакетная выписка подходит крупным предприятиям, т.к. позволяет быстро сформировать и распечатать путевые листы при минимальном участии диспетчера. При формировании нового путевого листа, из предыдущей путевки автоматически переносятся остатки топлива в баках и показания спидометра автомобилей. После финальной обработки путевого листа программа рассчитывает следующие параметры выработки: время в наряде, в работе, в простое, пробег с грузом и без, вес перевезенного груза, грузооборот, кол-во поездок и т.п. Параметры выработки настраиваются пользователями через специальный справочник. Для водителей в путевых листах предусмотрено начисление з/п по результатам работы.

На основании данных путевых листов в программе формируются аналитические отчеты:

  • Отчет по выработке ТС;
  • Отчет по пробегу;
  • Отчет по наработке оборудования;
  • Отчет по простоям;
  • Журнал путевых листов (форма ТМФ-8);
  • Карточка работы ТС;
  • Ведомость технико-эксплуатационных показателей;
  • Диаграмма состояния ТС.

В программе пользователи могут отслеживать следующие состояния автомобилей:

  • Автомобиль запланирован в рейс (оформлена разнарядка);
  • Автомобиль в рейсе;
  • Автомобиль в ремонте и т.п.

При оформлении таких документов, как разнарядка на выпуск ТС, путевой лист, ремонтный лист автоматически меняется и состояние автомобиля. С помощью документа «Диспозиция ТС» пользователи могут фиксировать состояние и местонахождение автомобилей. Данные о состоянии ТС наглядно представлены в следующем отчете.


Подсистема ПТО

  • Ведение справочника ТС;
  • Учет выработки ТС и оборудования;
  • Контроль сроков замены шин и аккумуляторов;
  • Учет ДТП;
  • Контроль сроков действия документов (полисы ОСАГО, медицинские справки, водительские удостоверения и др.).

Ведется такой учет информации в справочниках («Транспортные средства», «Модели ТС», «Оборудование ТС»):

  • Номер - гаражный и государственный;
  • Номер двигателя, шасси, кузова, VIN, цвет;
  • Размеры габаритные и полезные;
  • Собственный вес и грузоподъемность;
  • Количество осей и колес;
  • Тип двигателя и мощность;
  • Вид топлива и нормы расхода ГСМ;
  • Нормы прохождения планового ТО;
  • Выданные документы (полисы ОСАГО, сертификаты и т.д.);
  • Установленные шины, аккумуляторы, аптечки, рации и прочее оборудование;
  • Закрепленный экипаж.

В подсистеме есть возможность проводить быстрый отбор автомобилей по колоннам, моделям и организациям , с помощью удобной формы списка транспортных средств, специальными пиктограммами. Выделяются ТС, у которых приближается плановое ТО и подходят к концу сроки действия документов (полисы ОСАГО, сертификаты и т.п.). В карточке ТС содержится подробная информация о технических характеристиках.


На закладках карточки есть возможность ведения учета следующих данных:

  • Сроков действия документов на ТС;
  • Водителей, закрепленных за каждым из ТС;
  • Оборудования и прицепов;
  • Шин, аккумуляторов, аптечек и др. доп. комплектации;
  • Пластиковых карт и т.п.

Учет выработки автомобилей и оборудования выполняется на основании путевых листов. При обработке путевых листов программа рассчитывает заданные параметры выработки (общий пробег, грузооборот, наработку в моточасах и т.п.), и далее использует эти параметры для формирования различных аналитических отчетов и контроля прохождения планового технического обслуживания.

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются в справочнике «Модели транспортных средств». Программа позволяет настраивать нормы ТО в зависимости от объема выработки и календарных сроков. В качестве параметра выработки может быть выбран любой произвольный параметр (пробег, количество выполненных операций и т.п.).

Функциональные возможности программы позволяют вести контроль срока действия любых документов, выданных водителям и транспортным средствам (полисы ОСАГО, сертификаты, медицинские справки и т.п.). Виды документов настраиваются через специальный справочник и их количество неограниченно. Сроки действия документов отображаются в отчете, кроме этого водители и автомобили в справочниках выделяются специальной пиктограммой.

Учет шин, аккумуляторов, аптечек, раций и прочей дополнительной комплектации выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин – еще и в разрезе мест установки. Программа фиксирует место и дату установки, замены каждой шины. При обработке путевых листов автоматически учитывается пробег по каждой шине, закрепленной за автомобилем. Отчеты по контролю срока износа шин помогают оперативно принимать решения о необходимости их замены.

В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП). В соответствующих документах заносятся данные автомобиля и водителя, участвовавших в ДТП, список сторонних участников ДТП, данные экспертизы ущерба и страховой компании.

Аналитические отчеты позволяют:

  • Анализировать причины аварийности;
  • Анализировать частоту участия в ДТП водителей;
  • Соотносить затраты на восстановительный ремонт с суммами выплат страховых компаний.


Подсистема учета ГСМ

Ведется настройка норм расхода ГСМ, учета поступлений, выдачи и расхода ГСМ. Поступление и выдача ГСМ фиксируется в документах «Поступление товаров» и «Заправка ГСМ». Расчет расхода топлива ведется в путевых листах. Существуют и специальные документы на случай слива ГСМ, если произошел возврат топлива с автомобиля на склад.

Виды оформления заправок:

  • Со склада;
  • За наличные;
  • По пластиковой карте;
  • По талонам;
  • От поставщика.

Касаемо заправок по пластиковым картам , в программе реализованы дополнительные возможности учета – загрузки данных из отчетов с детализациями заправок и автоматическое сравнение с данными, введенными на основании квитанций водителей. В поставку программы включена обработка для загрузки данных по заправкам таких процессинговых центров:

  • Лукойл-Интеркард;
  • Автокард;
  • Сибнефть;
  • ТНК-Магистраль;
  • Газпромнефть.

Для других процессинговых центров, которые не представлены в списке, но предоставляют отчеты по заправкам в электронном виде открытого формата (DBF, Excel, txt и пр.) существует обработка «Универсальная загрузка данных ПЦ», с помощью которой реализована загрузка этих данных в программу и их дальнейшую сверку с отчетами водителей.

Для проведения инвентаризации остатков топлива в баках транспортных средств существует документ «Инвентаризация ГСМ в ТС».

Расчет расхода топлива происходит при обработке в путевом листе. Нормативный расход топлива рассчитывается согласно нормам расхода, настраиваемые в справочнике «Модели транспортных средств». Все алгоритмы расчета в программе реализованы в соответствии с приказом Минтранса и позволяют рассчитывать такие виды расхода топлива:

  • Линейный расход на пробег;
  • Расход на транспортную работу и на изменение собственного веса;
  • Расход на работу отопителя;
  • Расход на работу спец. оборудования;
  • Расход на дополнительные операции;
  • Расход на запуск двигателя;
  • Расход на пробег при выполнении спец. работы;
  • Расход на простой с включенным двигателем.

В программе также предусмотрено ведение учета сезонных надбавок на расход топлива и надбавок за работу в тяжелых условиях.

В программе реализован учет остатков технических жидкостей (ТЖ) на ТС, данное отображение добавлено в отчет «Остатки ГСМ на ТС». Результирующие данные по движению ГСМ и ТЖ представлены в таких отчетах:

  • Ведомость движения ГСМ;
  • Ведомость прихода-расхода ГСМ;
  • Заправка ГСМ;
  • Ведомость сравнения расхода ГСМ по водителям;
  • Ведомость выдачи талонов на ГСМ;
  • Ведомость сравнения заправок по пластиковым картам;
  • Остатки ГСМ на ТСЖ;
  • Обороты технических жидкостей.

Подсистема учета ремонтов и сервисного обслуживания

В подсистеме ведется учет:

  • Учет заказов на ремонт и сервисное обслуживание ТС;
  • Учет выполненных ремонтов и планового ТО;
  • Замена шин, аккумуляторов, дополнительной комплектации.

Ведется учет ремонтов, выполненных на собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах.

Заказы на ремонт регистрируются документами «Предварительный заказ на ремонт», в которых фиксируется автомобиль, причина обращения, перечень неисправностей и запасных частей. В случае проведения ремонта в стороннем автосервисе, предварительный заказ на ремонт может быть распечатан в следующем виде:


Документы, регистрирующие выполненный ремонт, техническое обслуживание, замену шин и аккумуляторов. Формируются на основании предварительных заказов. Документ «Ремонтный лист» выполняет списание частей со склада предприятия, если ремонт проводится на собственной ремонтной зоне. В случае проведения ремонта в стороннем автосервисе, в документе указываются количество и стоимость выполненных работ. А если в ремонте задействованы водители, то время, затраченное на работу, попадет в табель учета рабочего времени водителей.


В отчетах выводится статистика выполненных ремонтов.


Подсистема складского учета

Возможно проведение следующих складских операций:

  • Поступление товаров и материалов на склад;
  • Внутреннее перемещение между складами;
  • Списание;
  • Проведение инвентаризаций.

Комплектацию отдельно необходимо учитывать в разрезе каждого ТС, в связи с этим в отдельный складской учет вынесен учет шин, аккумуляторов, аптечек и т.п. Для шин и аккумуляторов ведется подробный учет технической информации.


В программе предусмотрены и возможности группового оприходования шин и аккумуляторов, что позволяет значительно сократить время при вводе документов.

Учет прейскурантов и тарифов

Иерархическая структура справочника тарифов позволяет настраивать различные области действия прейскурантов:

  • Для контрагентов и договоров контрагентов;
  • Для маршрутов;
  • Для моделей ТС.

Тарифы могут быть заведены на любой параметр выработки. В программе есть возможность настраивать зависимость величины тарифа от объема выполненной работы и устанавливать фиксированные тарифы.

  • Расчет стоимости транспортных услуг

При обработке путевых листов в товарно-транспортных документах (аналоги талонов заказчиков, ТТН) ведется расчет стоимости оказанных транспортных услуг.


  • Формирования счетов, актов и реестров за оказанные услуги

Счета и акты услуг могут быть сформированы на основании этих документов за произвольный период времени и с различной степенью детализации (автомобили, оказываемые услуги), формирование выполняется в разрезе каждого заказчика. Может быть сформирован реестр оказанных транспортных услуг, как приложение к счетам и актам.

Подсистема учета работы водителей

  • Учет выработки и рабочего времени водителей

При обработке путевых и ремонтных листов выполняется расчет рабочего времени водителей. Так же есть возможность специальными документами вводить различные отклонения в использовании водителями рабочего времени. На основании этих данных автоматически формируется табель учета рабочего времени – унифицированная форма Т-13.

  • Начисление заработной платы по путевым листам

Способы расчета начислений заработной платы водителей в программе:

  • По сдельным тарифам от выработки;
  • Процентом от выручки;
  • Процентом от других начислений;
  • Фиксированной суммой;
  • Доплатой за ночные часы.

Гибкая система фильтров позволяет настраивать действие тарифов для определенных маршрутов, контрагентов, моделей транспортных средств (например, если водитель работает на одном маршруте, то зарплата будет рассчитана по одному тарифу, а если перейдет на другой маршрут – тариф автоматически изменится).

Существует возможность объединения тарифов в тарифные планы, что будет актуально для организаций с большим количеством водителей.

Подсистема учета затрат

С помощью данной подсистемы ведется учет прямых затрат, выполняется распределение косвенных затрат между автомобилями, выводятся отчеты по затратам в разрезе автомобилей, статей затрат, клиентов и подразделений. Есть возможность по каждому автомобилю анализировать рентабельность работы. Настройки различных планов затрат позволяют учитывать затраты при оказании автомобилями услуг сторонним клиентам и затраты при использовании автомобилей для служебных, внутрихозяйственных целей.

Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания, износ автомобилей и шин. Отдельным документом можно учитывать любые другие затраты на автомобили.

Косвенные затраты распределяются между автомобилями по таким алгоритмам:

  • Пропорционально балансовой стоимости автомобиля;
  • Пропорционально выработки автомобиля (например, пробегу);
  • В равных значениях между всеми автомобилями.

Есть возможность выводить отчеты по затратам в различных разрезах аналитики. Например, по автомобилям


или по заказчикам.


Сравнительная характеристика версий программы

Подсистемы Стандарт Проф
Подсистема спутникового мониторинга ТС
Подсистема ДДС
Подсистема бюджетирования
Подсистема планирования
Подсистема учета затрат
Подсистема учета ГСМ
Подсистема взаиморасчетов (учета оказанных транспортных услуг)
Подсистема складского учета
Подсистема учета работы водителей
В версии «Проф» создан АРМ водителя для самостоятельной печати и закрытия путевых листов.
Подсистема учета ремонтов и сервисного обслуживания
В версии «Проф» есть возможность планирования загрузки ремонтных цехов.
Подсистема ПТО
В версию «Проф» добавлены:
  • Новые отчеты.
  • Ввод в эксплуатацию, перемещение между подразделениями и организациями, выбытие можно оформлять в виде бизнес-процессов с последующим согласованием;
Подсистема Диспетчерская (управления заказами и диспетчеризации)
В версию «Проф» добавлены:
  • Контроль задолженности за контрагентом, при принятии заявки на транспортное средство;
  • Путевые листы для строительной техники: автокрана, ЭСМ-, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-7;
  • АРМ для оперативного планирования автомобилей.

Возможности дополнительных подсистем версии программы «Проф»

Подсистемы Возможности
Подсистема ДДС:
  • Движения денежных средств.
Подсистема планирования:
  • Создание планов работы автотранспорта и дальнейшего план-фактного анализа. Планы работы можно задавать с периодичностью от одного дня до года и настраивать в разрезах: автомобилей, их моделей и типов, номенклатуры, номенклатурных групп. Фактические данные формируются на основании обработанных путевых листов. Отчет по план-фактному анализу формируется на основании введенных планов и закрытых путевых листов.
Подсистема бюджетирования:
  • Планирование денежных средств и финансового состояния предприятия по периодам, в разрезе оборотов по статьям бюджетов и остатков по плану счетов, с использованием необходимых аналитических разрезов, а также по моделям и типам ТС;
  • Формирование мастер-бюджета компании (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс) и других оборотных бюджетов;
  • Контроль соответствия плановых целевых данных и фактических показателей;
  • Контроль соответствия текущих планов расходования средств рабочему плану по периодам и анализ исполнения бюджетных заявок;
  • Сводная отчетность по результатам мониторинга;
  • Анализ отклонений плановых и фактических данных.
Подсистема спутникового мониторинга ТС:
  • Использование встроенной системы «1С: Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS»;
  • Загрузка данных из системы спутникового мониторинга Dynafllet;
  • Загрузка данных из системы спутникового мониторинга Omnicomm;
  • Загрузка данных из промежуточных файлов произвольного открытого формата при помощи настраиваемой обработки.

Рисунок 2 - Пример схемы работы с программой «1С:Управление автотранспортом. Проф»

Обратитесь к специалисту!

Чтобы увидеть программу 1С:Управление автотранспортом в действии, закажите демонстрацию у консультанта. Жмите кнопку и оставьте заявку!

Заказать демонстрацию

Совместное решение 1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. Стандарт представляет собой программный продукт для автоматизации процессов оперативного и управленческого учета в автотранспортных компаниях и организациях, а также в транспортных подразделениях различных производственных, торговых и других предприятиях, использующих транспортные средства в корпоративных целях.

Конфигурация 1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. Стандарт является самостоятельным программным продуктом, созданным на платформе 1С:Предприятие 8, для функционирования которого не требуется приобретение каких-либо дополнительных продуктов на платформе 1С 8.

Тем не менее, «1С:Управление автотранспортом Стандарт» очень гибко и технологично интегрируется с типовыми продуктами 1С в общую информационную базу:

1С:Управление торговлей;

1С:Бухгалтерия предприятия;

1С:Управление производственным предприятием.

Цена на 1С - Управление Автотранспортом Стандарт

  • 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Стандарт 25800 руб.Купить
  • 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиент.лицензия на 1 р.м. 8 500 руб.
  • 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиент.лицензия на 5 р.м. 37 500 руб.
  • 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиент.лицензия на 10 р.м. 73 500 руб.
  • 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиент.лицензия на 20 р.м. 138 975 руб.
  • 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиент.лицензия на 50 р.м. 327 000 руб.
  • 1С:Управление автотранспортом Стандарт. Клиент.лицензия на 100 р.м. 572 250 руб.

1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом можно разбить на следующие функциональные модули:

Модуль диспетчерская;

Модуль ПТО;

Модуль учета ГСМ;

Модуль учета ремонтов;

Модуль складского учета;

Модуль взаиморасчетов;

Модуль учета работы водителей;

Модуль учета затрат;

Модуль планирования.

Модуль диспетчерская

Модуль диспетчерская программы 1С: Управление Автотранспортом служит для принятия заказов на автотранспорт, создания суточной разнарядки на выпуск маршрутных листов и ТС, выписки путевых листов и их обработки.

Заказы на автотранспорт могут быть получены как от внутренних подразделений предприятия, так и от сторонних контрагентов. В заказе могут быть определены: характеристики груза, требования к транспорту, маршрут перевозки. Также предусмотрена возможность контроля статуса заказа.

Модуль ПТО

С использованием справочников «Модели ТС», «Транспортные средства», «Оборудование ТС» производится учет всей необходимой информации:

Учет выработки ТС и оборудования;

Ведение справочника транспортных средств;

Контроль сроков замены шин и аккумуляторов;

Учет ДТП;

Планирование технического обслуживания;

Контроль сроков действия различных документов: полисы ОСАГО, водительские удостоверения, медицинские справки и др.

Модуль учет ГСМ

Модуль ГСМ программного комплекса 1С: Управление Автотранспортом предназначен для операций учета поступления, выдачи и расхода ГСМ. Для оформления поступления и выдача ГСМ используются документы «Поступление товаров» и «Заправка ГСМ». Расчет расхода топлива осуществляется в путевых листах. Для оформления возврата топлива с транспортного средства на склад имеются специальные документы на слив ГСМ.

Модуль учета ремонтов

Этот модуль разработан для учета заказов на ремонтное и сервисное обслуживание автотранспорта, а также учета планового ТО и выполненных ремонтов, замены аккумуляторов и шин. Модуль учета ремонтов программы 1С: Управление Автотранспортом позволяет проводить учет ремонтов, выполняемых как на собственной ремонтной зоне предприятия, так и в сторонних службах автосервиса.

Модуль складского учета

Модуль складского учета эффективен при проведении различных складских операций: поступления на склад продукции и материалов, контроль перемещения между складами и списание товаров. Процедура списания материалов может производиться одним из способов: ЛИФО, ФИФО и по среднему.

Модуль взаиморасчетов

В модуле управления взаиморасчетами программы 1С: Управление Автотранспортом использованы функции учета тарифов и прейскурантов, вычисления стоимости транспортных услуг, оформления счетов, актов и реестров за предоставленные услуги.

Встроенный справочник тарифов со сложной иерархической структурой позволяет устанавливать различные области действия прейскурантов: для маршрутов, для контрагентов и договоров контрагентов, для моделей ТС.

Модуль учета работы водителей

Данный модуль позволяет решать две основные задачи: начисление заработной платы согласно путевым листам и учет рабочего времени водителей. Расчет рабочего времени водителей производится в процессе обработки путевых и ремонтных листов. Также доступны специальные документы, позволяющие устанавливать различные отклонения в использовании рабочего времени. Модуль обеспечивает точный учет рабочего времени для многодневных путевых листов и работы в ночные смены.

Модуль учета затрат

Модуль учета затрат служит для ведения учета прямых затрат, распределения косвенных затрат между автотранспортными средствами. Модуль принимает отчеты по расходам в разрезе автомобилей, статей затрат, клиентов и подразделений и проводит анализ рентабельности и эффективности работы каждого автотранспортного средства.

Модуль учета затрат программы 1С: Управление Автотранспортом позволяет устанавливать различные планы затрат и соответствующим образом учитывать расходы на оказание транспортных услуг сторонним клиентам и внутренние затраты на эксплуатацию автомобилей в корпоративных целях предприятия.

Сравнение функциональных возможностей программных продуктов «1С:Управление автотранспортом Стандарт» и «1С:Управление автотранспортом Проф»

Наименование подсистемы

Стандарт

Проф

Подсистема управления заказами и диспетчеризации.

В версию Проф добавлены следующие новые возможности:

  • При получении заявки на транспортное средство производится контроль задолженности за контрагентом;
  • Можно производить замену прицепов в путевом листе;
  • Доступны специальные путевые листы для строительной техники: автокрана, ЭСМ-, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-7.
  • Возможность оперативного планирования автомобилей с помощью АРМ.

1С: Управление Автотранспортом обесепечивает комплексную поддержку бизнес-процессов в транспортных организациях и подразделениях, позволяет получать и использовать информацию, необходимую для принятия управленческих решений и обеспечения учета деятельности организации. Благодаря архитектуре платформы "1С: Предприятие 8", бизнес-процессы программного продукта прекрасно адаптируются под потребности конкретного предприятия. Важным достоинством решения является возможность его легкой интеграции с программными продуктами фирмы "1С" на платформе "1С:предприятие 8".

Основные функциональные возможности конфигурации:

  • Учет заказов на автотранспорт, удобный графический интерфейс распределения заказов по автомобилям, отслеживание статуса выполнения задания, контроль задолженности при принятии заказа;
  • Выписка и обработка следующих путевых листов:
    • Легкового автомобиля ();
    • Грузового автомобиля ( , );
    • Специального автомобиля ();
    • Междугороднего автомобиля ();
    • Автобуса ();
    • Индивидуального предпринимателя (Формы № , );
  • . Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с приказом министерства транспорта. Решение позволяет вести учета расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов.
  • Расчет выработки в путевых листах по различным параметрам. Основные параметры (пробег, вес груза, грузооборота, времени в наряде, в простое и т.д.) предопределены в системе. Использую справочники можно настраивать любые произвольные параметры выработки и в дальнейшем анализировать эту информацию;
  • Одновременный учет горючего, приобретенного различными способами:
    • купленного за наличные;
    • полученного по талонам;
    • приобретенного по картам безналичной оплаты;
    • выданного со склада предприятия;
    • полученного у стороннего поставщика;
  • Настройки таблицы зависимости нормативов расхода ГСМ от температуры значительно облегчают работу при расчете путевых листов в регионах с часто меняющимися сезонными температурами;
  • Возможность использования предварительно заполненного справочника моделей транспортных средств (более 500 моделей) с установленными нормами расхода ГСМ;
  • Бюджетирование:
    • Формирование и исполнение инвестиционного бюджета;
    • Формирование и исполнение бюджета эксплутационных затрат;
  • Планирование работы автопарка:
    • Краткосрочное планирование (от одного до нескольких дней);
    • Долгосрочное планирование (от месяца и выше);
    • Планирование в разрезе видов перевозок и заказчиков;
  • Учет взаиморасчетов:
    • Система внутренних настройки прейскурантов и тарифов для подразделений организации;
    • Учет платежных документов по взаиморасчетам с контрагентами;
  • Обмен с внешними системами:
    • Обмен данными с системами GPS-навигации;
    • Взаимодействие с GIS;
    • Загрузка данных процессинговых центров по детализации заправок ГСМ;
  • Учет технического обслуживания и ремонта транспортных средств;
  • Учет номерных шин и аккумуляторов;
  • Анализ затрат и рентабельности работы транспортных средств;

Большая часть подсистем открыта для чтения и внесения изменений, меньшая часть кода закрыта и защищена ключом аппаратной защиты.

Всё смешалось в компании Х. Затраты на транспортный отдел растут и никто ничего не понимает. Финдиректор не понимает на что идут средства. Гендиректор не понимает, почему вместо новой Тойоты для сынишки он должен покупать колпаки на ГАЗели по миллиону долларов за штуку. Начальник транспортного сказал “я вас понимаю” и уехал закупать втулки полурессор. Наступает критический момент, финдиректор бросает шапку оземь и произносит: “Нам нужна рентабельность!”. “Рентабельность!..” - выдыхают разом присутствующие и переводят взгляды на начальника информационного отдела. “Устроим” - произносит тот и покупает желтую коробку с 1С: Управление автотранспортом. Формируется рабочая группа, начинается внедрение.

Что хотим получить в итоге

Штат бухгалтеров в транспортном отделе разносит ГСМ и запчасти. Водители больше не ложатся костьми за каждый литр пережега - расход рассчитывается точно. Маршрутные, путевые, ремонтные листы создаются вовремя и правильно. Автоматизирован расчет зарплаты водителям: учитываются всевозможные надбавки, вычитаются пережеги. Автоматизирован информационный обмен между существующими ИС: из ремонтных листов формируются требование-накладные в 1С Бухгалтерии и запчасти приходуются аккурат на счет 10.5. Из ЗУПа своевременно выгружаются физические лица. Но главное - вся аналитика производится парой кликов! Начальник транспортного отдела может отчитаться о каждом литре солярки, каждом аккумуляторе, каждом рубле, потраченном на ремонт. Он может получить данные о состоянии любой машины в любой момент времени. Таким образом, все довольны: транспортный легко ведет учет, бухгалтерия не вмешивается в процесс и только контролирует правильность выгрузок, финотдел получает актуальные данные о рентабельности. Это картина идеального учета, который при грамотном подходе можно реализовать на базе 1С УАТ.

Что имеем сейчас

Начальник транспортного ведет учет карандашом в блокноте, а компьютер последний раз включал случайно, задев пяткой. Диспетчер вбивает данные по приходу-расходу в эксель, где по очень простым формулам вычисляется предполагаемый расход (естественно, учитывается минимум параметров). В конце месяца водители бьются за каждый литр пережега, убеждая диспетчера, что в Верхних Матюках он стоял в пробке, а в Нижних Пупках пришлось ехать в объезд из-за ремонта дороги. Реального маршрута и расхода топлива не знает никто. Для приходования запчастей в бухгалтерию передается первичка с пометками, а тамошние девочки вбивают номенклатуру как попало, потому как имеют смутное понятие о том, чем различаются шкив ободной и диск тормозной. Из-за этого транспортный и бухгалтерия нередко путаются в передаваемых данных. Начисление зарплат делает скрипт на VBA во всё том же экселе. Машины носят имена собственные - Газель Потертая и Петербильт Зеленый, фиксированного списка транспортных средств нет. В конце месяца, когда приходят документы из процессинговых центров поставщиков ГСМ, бухгалтеры в транспортном вручную сверяют итоговые цифры, а случае несоответствия погрязают в разбирательствах с водителями.

Как будем внедрять

Как показывает практика, ломать проверенные годами методы ведения учета на большом предприятии (какими бы дикими они ни были), крайне сложно. Полномасштабное внедрение является сложной задачей по нескольким причинам:
  • увеличение потребности в трудовых ресурсах. В УАТ необходимо будет вводить очень большое количество информации для формирования отчетов и получения рентабельности;
  • данные должны вводиться штатом квалифицированных бухгалтеров. Подход “наши девочки разберутся” гарантированно ведет к провалу;
  • требуетсся интеграция с существующими ИС предприятия. В случае с дистрибьюторской оптовой базой - это интеграция с системой складского учета (WMS), и бухгалтерскими программами;
  • необходима высокая координация работы всех задействованных подразделений на всех этапах. Это прежде всего транспортный, информационный, бухгалтерия, склад;
  • изменения в бизнес-процессах. Если в компании есть менеджер по качеству, то он взаимодействует с начальниками подразделений и описывает новые регламенты;
  • техническая сложность. В информационном отделе необходим человек, который в течение нескольких месяцев будет заниматься только внедрением. Это разработка инструментария информационного обмена на подготовительном этапе и “доработка напильником”, пока всё не устаканится.
Но что делать, когда данные нужны, а проведение полномасштабного внедрения предприятию не по силам? Без проблем, нам ничто не мешает проводить изменения постепенно. Для начала можно автоматизировать учет в транспортном отделе, а далее распространять функционал на смежные задачи. Начальное внедрение, по субъективным ощущениям, задействует лишь 5-10% гигантских мощностей системы 1С УАТ, зато относительно легко реализуется. Транспортный отдел получает некий аналог своего привычного учета, в котором используется пара-тройка документов и справочников. Результат: процессы становятся более прозрачными, появляется подобие “цивилизованного” учета, возможность получать скромную аналитику. Преимущества:
  • минимальные затраты на переобучение персонала;
  • минимальные затраты на техническое сопровождение;
  • относительно короткие сроки выполнения (1-2 месяца);
Ведение учета в такой системе при численности парка в 30 автомобилей (1 рейс в сутки, ежедневная загруженность) вполне по силам двум бухгалтерам без опыта работы с УАТ.

Ключевой момент: путевые листы и расход ГСМ

Для начала я взялся за автоматизацию учета расхода ГСМ - это было основной задачей бухгалтеров в транспортном отделе. Существующая методика подразумевала минимум вводимой информации - пробег туда, пробег обратно, груз туда, груз обратно. С газелями, в которых перевезенный груз не учитывался, было ещё проще: только пройденный путь и тип топлива - либо СУГ, либо бензин. При детальном рассмотрении экселевского файла были выделены элементарные формулы расчета расхода; в них использовались несколько коэффициентов, выверенных годами методом проб и ошибок.
В УАТе расчет расхода топлива реализован гораздо сложнее. Опишу несколько моментов, с которыми возникли вопросы.
Что касается затрат на запчасти, мы можем получать из документов требование-накладная 1С Бухгалтерии. Для этого нужно ввести в документ дополнительный реквизит для привязки к основному средству.

Что удалось получить

Автоматизировав учет путевых листов и введя в конфигурацию УАТ дополнительный реквизит для связи с 1С Бухгалтерия по основным средствам, мы получаем (по каждому из транспортных средств):
  • расход по каждому из видов топлива в разрезе пластиковых карт, поставщиков;
  • суммарная стоимость заправок по каждому из видов топлива в разрезе пластиковых карт, постащиков;
  • суммарный пробег;
  • суммарный перевезенный груз;
  • первоначальная стоимость, амортизация, стоимость с учетом амортизации;
  • суммарные затраты на запчасти.


Для получения исчерпывающей картины не хватает расходов на ремонты, страховки, ТО, налогов и расходные материалы. Тем не менее, при минимальных затратах мы получили бóльшую часть показателей. Это можно считать успехом.

Выводы

  • 1С УАТ - мощная система для управления рентабельностью перевозок. Это полноценная бухгалтерия, только с уклоном в автотранспорт. Соответственно, учет в ней должен вестись квалифицированным штатом бухгалтеров;
  • осваивание системы во время внедрения - заведомый путь к провалу;
  • лучше всего система подходит к АТП с фиксированными маршрутами и расписанием рейсов. Система, к сожалению, не подходит для тех случаев, когда неизвестен точный маршрут рейса. Как вариант - оснащать транспорт “черными ящиками” и строить информационный обмен с УАТ.
  • ключи к успеху - скоординированная работа всех задействованных отделов и тщательное изучение нюансов движения ГСМ. Последнее избавит от лихорадочного поиска пропавших тысяч под дулом пистолета бухгалтера.
Похожие публикации